轉貼 "這五大秘訣，讓你對英文mail不再懼怕" - a0912645378 - Xuite 備份站
國際化的現今，寫好英文 email 已成為上班族不可或缺的條件之一
然而許多人卻因為寫不出清楚明確的 email ，而在職場生涯發展上受挫，更失去平等的競爭力。
或你已經寫英文 mail 多年，但還有一些困惑 ….
寫的英文書信不知道正不正式？
在主旨的擬定上有困難？
不知該如何寫，才能簡潔扼要，方便對方閱讀？
這裡理出的要項，是為了讓您輕鬆英文 E-mail 的小秘訣 …
本文由英國文化協會 Andrea Hales 老師提供
秘訣 1 ：牢記 KISS 原則
K-I-S-S 為 K eep I t S hort and S imple 的縮寫，意即『 盡量簡短 』。
現今的生活步調非常快，也意味著大部分的人在工作上都很忙碌，沒有時間讀取冗長、凌亂無章、無法表達寄件者重點的 email 。因此，讓您的意思正確地傳達是很重要的。如果您有很多訊息想傳達給收件者，那麼最好把這些訊息放在附件裡。
X 不好的範例：
I am writing to you to inform you of the fact that Comtek Industries is implementing a brand new ordering system for online orders. Henceforth, you will have the opportunity to use this APC system to place your orders, thereby saving you a great deal of time in your ordering process.
V 好的範例：
Comtek Industries now offers you the opportunity to place your orders online.
秘訣 2 ：如果沒有必要 不需要使用正式的語法
KISS 的部份原則為使用清楚的語言。
所以 如果沒有必要，盡量不要用複雜或正式的語法。
用語
正式 / 不必要的語法
清楚 / 較簡單的表達方式
告知收到 ….
We acknowledge receipt of your letter dated March 12, 2006 .
Thank you for your letter of March 12.
目前 ….
At the present time we have no plans to release a new version of the software package.
We currently have no plans to release a new version of the software package.
事實上 …
Due to the fact that we missed our sales targets this quarter…
Because we missed our sales targets this quarter…
往後 ….
Henceforth , all expense reports must be submitted within 30 days of travel.
From now on, all expense reports must be submitted within 30 days of travel.
萬一 …
In the event tha t you cannot attend the conference…
If you cannot attend the conference…
當某人快速瀏覽新進來的 email 時，他 / 她只會先看主旨欄，
所以要確定您清楚地概述您的意圖。您要確定您的 email 引人注目且被讀取，所以 一個清楚、引人入勝的主旨是一個很好的方法 。
UNHELPFUL SUBJECT HEADING
起不了作用的主旨
IMPROVED
改進後的
Urgent! Reply needed!
PLEASE REPLY: March expense report now due
Sales info.
Sales figures for third quarter
Meeting
Marketing meeting today at 4PM
Russia
Report on Russian oil industry now available
Your order
Your order with Coffee Express has been shipped
秘訣 4 ：謹慎使用大寫字母
不要全都用大寫字母寫 email ，
這樣看起來像是您在大聲喊叫。
只有在您想要強調的重點才使用大寫字母。
記得，如果您每一點都強調，那就沒有重點了。
秘訣 5 ：仔細檢查
在您送出 email 前，
花幾分鐘仔細檢查是否有任何錯誤是很重要的。
錯別字會讓您看起來很不專業。
同時記得用拼字檢查，但是注意有些字是拼字檢查無法查出的錯誤，例如 :
• they ’ re / their / there
• to / too / two to/
• it ’ s / its
你在工作上是否經常需要與國外客戶用 E-mail 交流？
透過這五大秘訣，是否讓你對英文 mail 不再懼怕？