總幹事主要工作職掌及派駐現場工作要項(包含工作程序,一般定期工作要項)

法草案之規劃與建議。

社區檔案：建立各項事務檔案資料，使社區各項事務工作均有脈絡可循。

管理作業：管理中心維護作業、環境維護、機電作業等各項管理維護作業之

規劃與建議。

會議召開：社區內各項會議之召開準備及執行作業。

公告張貼：社區各項公告之製作及張貼作業。

對外聯絡：對外事務之發函及聯絡廠商修繕報價。

收 發 文： 建立社區公共事務收發文作業。

採購庶務：庶物用品之代 ( 採 ) 購。

執行結果：每月例會提出執行報告。

其 他： 其他社區相關行政事務之執行。

管 理 費： 1. 協助管理費及社區財務評估。 2. 管理費收取、催繳及收繳執行報告。

公共費用：代繳各項公共費用。

教育訓練：各類管理服務人員之教育訓練。

大樓講習：依需要辦理社區講習 ( 消防、防震等 ) 。

消防編組：依需要成立消防救災編組。

其他有關社區各項事務管理作業。

總幹 事派 駐現場 工作要 項

．公告進駐與完成工作上之財產點交。

．職場管理服務人員工作守則。

．各種報表、資料等檔之建立。

．檢查管理服務人員之裝備是否齊全、儀容是否整齊。

．依派駐現場之實況、特性與管委會之要求，策劃相關之辦法或規定。

．協調公司業務課承辦人，瞭解職場合約之相關內容，或業主 ( 建設公司 ) 特別

規定注意事項。

．協助管委會與建商，完成公設、財產等交接。

．策劃舉行區分所有權人會議。

．向所屬市 ( 縣 ) 政府建管課使用管理科或鄉 ( 鎮市 ) 公所建設課或民政課申請

管委會核准備案。

．建立各種相關之名冊與資料： 1. 住戶名冊與資料卡。 2. 管理委員會通訊錄

。 3. 緊急聯絡電話簿。 4. 社區 ( 大樓 ) 平面圖。 5. 地下停車場平面圖。 6. 住

戶意見反應調查表及意見箱。 7. 地下停車場車位車主名冊、車牌號碼及編

號。 8. 車輛違規停放舉發單。

．申請行政事務 ( 雜支 ) 費。

．召開管委會委員會議，並負責記錄。

．執行有關行政庶務工作與督導管理保全、機電、清潔等服務。

總幹 事每日工作程序

．上下班回報公司與填具總幹事工作日誌。

．檢查各項表冊：

1. 總幹事工作日誌表。 2. 保全人員日誌表。 3. 會客登記記錄。 4. 住戶留言

登記簿。 5. 電話記錄簿。 6. 勤務班表。 7. 管理費繳費登記簿。

．督查現場人員執勤情況。

．督查環境清潔。

．巡視社區各公共區域。

．連絡管委會 ( 主委 ) 有否協辦事項。

．執行例行性行政事務。

．收 ( 催 ) 繳管理費與財務委員對帳、隔日將管理費存入帳戶。

．突發狀況處理與報告。

．呈核各種報表與案件，批核後存察、執行。

．管委會臨時交辦工作。

．服裝穿著規定： 1.( 春、夏 ) 上衣著襯衫打領帶、配掛員工識別證。 2.( 秋、

冬 ) 著深色西褲、襯衫打領帶、外穿夾克外套或西裝外套、配掛員工識別證。

總幹 事一般定期工作要 項

一．召開管委會委員會議：．開會前七至十日以會議通知單，通知各委員並

公告與副送公司樓管處乙份備查。．會議之前，佈置會場、準備茶水、飲料、席位牌、簽到簿、發言與會議報告 ( 工作報告、上次會議決議案報告、討論議題及相關資料附件 ) 之書面資料。．會議開始清查與會人數並報告會議程序，會議進行時兼任記錄。．會後將記錄呈主委批可後，印發各委員乙份與公布，並副送公司乙份備查。．執行委員各項會議決議案，並將執行情形列入下次會議報告資料。

二．總幹事日誌，於每月一日前送交公司審核與存檔。

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